Politique détaillée de prêt

L’objectif de ce document est de fixer des règles de prêt entre la plateforme SCREEN et les laboratoires. Le matériel a été acquis sur les budgets de différentes institutions (UGA ou CNRS principalement). La charte n’implique aucun transfert de droits sur le matériel prêté. Il reste donc quoi qu’il advienne propriété de ces institutions.

Nous désignons ici :

• le laboratoire acquéreur comme le laboratoire qui a remis le matériel de prêt à SCREEN,
• l’emprunteur ayant formulé la demande de prêt et étant signalée comme responsable ou chargée d’étude sur le « formulaire Etudes » préalablement rempli pour accéder aux différents service SCREEN,
• le laboratoire emprunteur comme le laboratoire qui souhaite emprunter du matériel.

Modalités de prêt

Démarches à suivre

Pour emprunter du matériel SCREEN, l’usager doit envoyer un email à screen-tech@univ-grenoble-alpes.fr. Le mail doit être envoyé à partir d’une adresse institutionnelle (par exemple : @univ-grenoble-alpes.fr). Le prêt est autorisé aux chercheurs du bassin grenoblois des pôles de recherche SHS et PSS. Pour les autres chercheurs, il convient de se rapprocher de SCREEN pour solliciter la faisabilité.

En cas de première utilisation de SCREEN pour l’étude menée, un formulaire concernant l’inscription de cette dernière (objet de l’étude, responsable,etc.) sera aussi demandé.

Pour bénéficier du privilège d’emprunt, les conditions de prêt doivent être intégralement réunies.

Lors de l’emprunt un bon de sortie sera à signer une première fois par l’emprunteur. Une seconde signature sera demandée lors du retour.

Conditions de réservation

Le prêt du matériel est consenti à titre gratuit à l’emprunteur. Il engage néanmoins la responsabilité du laboratoire de ce dernier qui devra le restituer en cas de dommages, perte ou vol.

L’emprunteur s’engage à n’utiliser le matériel qu’à des fins d’utilisation au service de la recherche ou de son enseignement, à l’exclusion de toutes activités commerciales ou industrielles.

L’emprunteur s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires au bon usage et à l’entretien du matériel mis à sa disposition par l’université pendant la durée du prêt et notamment à respecter scrupuleusement les procédures techniques préconisées à ces fins par le constructeur du matériel mis à disposition.

L’emprunteur s’engage également à ne pas prêter ou louer (même à titre gratuit) le matériel objet du présent prêt à une tierce personne. Si néanmoins, l’emprunt est souscrit pour un organisme ou plusieurs personnes extérieures au laboratoire, les personnes habilitées à utiliser le matériel prêté doivent être signalées à SCREEN.

Confirmation de réservation

Les disponibilités du matériel SCREEN seront confirmées par mail. La réponse pourra être :

• négative, si le matériel n’est plus disponible,
• partiellement positive, si le matériel ne peut pas être intégralement emprunté,
• totalement positive, si la totalité du matériel est disponible au prêt.

La confirmation de la disponibilité du matériel sera associée à une mention précisant la pérennité de la réservation. La disponibilité sera :

• ferme, soit sans priorité laissée à un laboratoire tiers, si le matériel réservé est celui de SCREEN ou acquis par le laboratoire demandeur,
• sous réserve, si le matériel a été acquis par un laboratoire différent de celui qui sollicite l’emprunt. En ce cas, le laboratoire acquéreur conserve un accès prioritaire au matériel même si la demande d’emprunt a déjà été validée.

Lors d’un emprunt confirmé avec le libellé “sous réserve”, la plateforme SCREEN peut annuler le prêt à tout moment et au moins 30 jours avant la date d’annulation si le laboratoire acquéreur souhaite récupérer son matériel intégralement ou en partie. Le transport du matériel, si ce dernier a déjà été emprunté et se trouve alors dans un lieu autre que celui de la MSH-Alpes, sera effectué à la charge et sous la responsabilité de l’emprunteur.

La plateforme SCREEN se réserve aussi le droit de communiquer au nouveau demandeur du laboratoire acquéreur, les coordonnées de l’emprunteur de sorte que tous les partis puissent discuter ensemble de leurs besoins et aboutir à une solution satisfaisante.

Dans tous les cas, il est demandé à chaque laboratoire, emprunteur et acquéreur, de s’inscrire dans un échange constructif menant vers un compromis, dans le seul intérêt des recherches menées.

Il est à noter que l’emprunt effectif du matériel est conditionné à la restitution dans les temps de ce dernier par le précédent emprunteur mais aussi à son bon état au moment de l’emprunt. La plateforme SCREEN ne peut être tenue responsable en cas d’indisponibilité fortuite du matériel et des accessoires.

Récupération du matériel

Le matériel réservé sera à récupérer dans les locaux de la MSH-Alpes sur le créneau horaire confirmé à l’emprunteur. L’usager se verra alors remettre le matériel demandé en fonction de la réservation effectuée et confirmée.

La plateforme SCREEN ne peut pas systématiquement fournir des contenant pour le transport. Il est donc recommandé de venir retirer le matériel en se munissant d’un contenant.

Le matériel n’est généralement pas étanche. Il convient donc de prendre également ses précautions face aux possibles intempéries le jour du retrait.

Début et fin de l’emprunt

L’emprunt commence à la date de remise du matériel. Il finit lors de sa restitution. A partir de sa restitution, le matériel qui le nécessite sera susceptible d’être réinitialisé.

Responsabilités

Lors de l’emprunt du matériel, l’emprunteur s’engage à respecter la charte de la plateforme SCREEN (https://screen.msh-alpes.fr/index.php/charte).

La plateforme SCREEN se dégage de toute responsabilité liée à la perte, au vol ou au bris des équipements durant la durée du prêt.

Cas particulier de la réservation de tablettes

La réservation des tablettes achetées par la plateforme SCREEN ne peut excéder 9 mois. La réservation de celles achetées par des laboratoires et laissées au prêt sur la plateforme ne peut excéder 3 mois pour les laboratoires qui n’en sont pas les acquéreurs. Dans les deux cas, la demande de renouvellement est possible 3 mois avant la date pour les tablettes SCREEN et 30 jours avant pour les tablettes de laboratoires.

Toute demande n’entrant pas dans ce cadre pourra toutefois être étudiée.

Afin d’assurer la confidentialité des données de l’emprunteur, un profil propre à l’étude est chargé sur les tablettes à l’aide du logiciel Edutab. Le profil bloque l’accès de l’emprunteur courant aux données et logiciels des emprunteurs précédents. L’emprunteur a cependant la responsabilité de conserver une copie de ses données sur un média externe. L’emprunteur peut être conduit à requérir l’aide de la plateforme pour l’extraction des données (sur prise de RDV uniquement) mais la plateforme SCREEN n’a pas pour mission d’assurer ce travail. Il convient donc que le responsable d’étude, l’emprunteur ou autre personne désignée par l’un de ces derniers soit présent à la MSH-Alpes et participe à l’extraction le temps des manipulations. La plateforme SCREEN ne pourra par ailleurs pas être tenue responsable de dommages pouvant être occasionnés sur les données (perte partielle ou totale) lors de l’extraction.

Pour accéder au store public des tablettes, un compte spécifique est nécessaire (ex : un compte Google pour une tablette Androïd). Il appartient à l’emprunteur de se créer un tel compte. Il pourra alors lui être demander de fournir l’email à SCREEN ou de se rendre disponible pour renseigner sur place et sur chaque tablette son mot de passe.

Pénalités de retard

Aucune pénalité financière n’est requise en cas de retard. En revanche, si le matériel emprunté n’est pas restitué dans les temps, la plateforme SCREEN se réserve le droit de refuser tout nouvel emprunt à l’emprunteur, responsable d’étude, équipe au laboratoire pour l’année en cours.

Si le matériel n’est pas retourné dans la semaine suivant l’emprunt, il pourra être considéré comme perdu. Une procédure pourra alors être engagée pour couvrir les frais afférents à son remplacement. Frais de remplacement du matériel endommagé, perdu ou volé En cas de perte, de bris ou de vol du matériel, le matériel devra être remplacé par le laboratoire du chercheur qui en avait la responsabilité. Le coût de remplacement ou de réparation (incluant les pièces, la main-d’œuvre et le transport) pourra être facturé au coût de remplacement d’un appareil équivalant au moment de l’évènement.